Privacybeleid

1. Verantwoordelijke

NBG B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via het platform worden verwerkt. U kunt contact opnemen via info@nbgexchange.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Contactgegevens van partnercontactpersonen (naam, e-mailadres, telefoonnummer)
• Gegevens van aangedragen kandidaten (naam, contactgegevens, cv-informatie, salarisindicatie)
• Gebruiksgegevens van het platform (inlogmomenten, acties binnen het platform)
• Technische gegevens (IP-adres, browser, apparaatgegevens)

3. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Uitvoering overeenkomst: voor de dienstverlening en het beheer van het partnerplatform.
• Gerechtvaardigd belang: voor de beveiliging van het platform, het voorkomen van misbruik, het faciliteren van matching tussen kandidaten en vacatures binnen het partnernetwerk, en de handhaving van de non-circumventie- en exclusiviteitsbepalingen uit de Algemene Voorwaarden.
• Toestemming: voor het opslaan van toestemmingsgegevens bij registratie, en — via de aandragende Partner — voor het delen van kandidaatgegevens binnen het netwerk. De aandragende Partner is verantwoordelijk voor het verkrijgen en accorderen van deze toestemming van de kandidaat (zie Algemene Voorwaarden, Artikel 13).

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

• Kandidaatgegevens (waaronder naam, contactgegevens, cv-informatie, werkervaring en salarisindicatie) worden uiterlijk 12 maanden na de laatste activiteit of het laatste contact met betrekking tot de betreffende kandidaat geanonimiseerd. Na anonimisering resteert uitsluitend de algemene, publiek toegankelijke LinkedIn-profiellink van de kandidaat, voor zover deze beschikbaar is gesteld.
• Indien een kandidaat binnen deze termijn van 12 maanden opnieuw actief betrokken raakt bij een Match of sollicitatieproces, vangt de termijn opnieuw aan vanaf het moment van die hernieuwde activiteit.
• Indien op het moment van het verstrijken van deze termijn een geschil aanhangig is waarbij de betreffende gegevens relevant zijn (waaronder ter handhaving van Artikel 6, 10 of 11 van de Algemene Voorwaarden), kunnen de relevante gegevens worden bewaard totdat dit geschil is afgerond.
• Registratiegegevens van partners worden bewaard zolang de partnerrelatie bestaat, plus de wettelijke bewaartermijnen die daarna gelden.

5. Delen met derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met:

• Andere Partners binnen het NBG-netwerk: kandidaatgegevens (o.a. cv-informatie, ervaring, salarisindicatie) kunnen zichtbaar zijn voor andere Partners op het platform, uitsluitend ten behoeve van het matchen van kandidaten aan vacatures.
• Opdrachtgevers: in het kader van selectieprocedures, uitsluitend relevante kandidaatgegevens.
• Verwerkers: zoals Supabase (database), Resend (e-maildienst) en OpenAI (geautomatiseerde CV-matching) — zie ook ons verwerkersregister.

6. Informatieplicht bij gegevens verkregen via derden

Kandidaatgegevens worden doorgaans niet rechtstreeks door NBG bij de kandidaat verkregen, maar via de aandragende Partner. Voor zover dit niet reeds door de Partner is gebeurd, informeert NBG de kandidaat over deze verwerking conform artikel 14 AVG, binnen een redelijke termijn na ontvangst van de gegevens.

7. Geautomatiseerde matching

Het platform maakt gebruik van (deels) geautomatiseerde matching op basis van cv-gegevens, ervaring en voorkeuren, waarbij gebruik wordt gemaakt van de AI-dienst van OpenAI. Deze matching leidt niet tot geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen voor de kandidaat: een Partner beoordeelt en beslist altijd zelf of een kandidaat wordt voorgesteld.

8. Internationale doorgifte

Voor de verzending van transactionele e-mail maken wij gebruik van Resend Inc., gevestigd in de VS. Voor de geautomatiseerde CV-matching maken wij gebruik van OpenAI, gevestigd in de VS. Doorgifte van persoonsgegevens naar de VS vindt in beide gevallen plaats op basis van EU Standard Contractual Clauses. Meer details zijn te vinden in ons verwerkersregister.

9. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. U kunt een verzoek indienen via info@nbgexchange.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging. Toegang tot het platform is beveiligd met authenticatie en alle communicatie verloopt via versleutelde verbindingen (TLS).